Completate le fasi di impostazione descritte nelle sezioni precedenti è possibile procedere con le registrazioni vere e proprie.
Ogni operazione che comporti movimenti economici – entrate, uscite o movimentazioni di denaro e valori in genere – produce in modo automatico e trasparente un movimento contabile. La registrazione contabile utilizza sempre i conti abbinati in precedenza (ad esempio nel progetto, nella categoria uscite, nella forma di pagamento, etc). I movimenti contabili vengono inseriti in archivio con un ritardo di circa 15 minuti. Questo permette di apportare modifiche all’operazione appena fatta nelcaso ci si accorga di errori evidenti e grossolani. Dopo la creazione del movimento contabile l’operazione non sarà più modificabile ma solo stornabile e rieseguibile con i dati corretti. Lo storno crea una movimentazione contabile esattamente identica a quella originaria ma con importi negativi e un indicatore di ‘storno’.
In fase di registrazione vengono valorizzati:
- La data di registrazione: sempre pari alla data del giorno di esecuzione
- La data di competenza: viene assunta la data indicata nell’operazione originale dalla quale si genera il movimento contabile. Può essere relativa all’esercizio precedente solo se l’esercizio è ancora aperto
- la causale: definisce di quale tipologia di movimentazione si tratta (modulo specifico o tipo di operazione)
- Il conto dare riporta il conto movimentato con segno dare
- Il conto avere: riporta il conto movimenato con segno avere
- l’importo del movimento: negativo solo se trattasi di storno
- La descrizione: creata in automatico con i riferimenti del modulo di origine oppure contenente la descrizione inserita dove previsto
- Il numero di movimento: numero univoco di registrazione
Il caso di una operazione registrata, contabilizzata e stornata si presenta come le indicazioni qui riportate.
Tutti i movimenti contabili registrati sono consultabili attraverso una funzione di “Elenco movimenti” presente nel menu Contabilità.
La funzione prevede anche dei filtri per selezionare particolari movimenti.
Cliccando su di un movimento si ottiene il dettaglio del del movimento interessato con l’evidenza del link all’operazione che lo ha originato. Cliccando sul link si ottiene la visualizzazione dell’operazione.
Giroconti
Sono previste due funzioni per la gestione di eventuali giroconti che si rendessero necessari. Le funzionalità sono state distinte in:
- Giroconti di liquidità: che permette di movimentare solo conti di natura ‘Liquidità’, come ad esempio tra cassa e banca
- Giroconti: che permette di effettuare movimenti tra conti di altra natura
I movimenti ‘misti’, che quindi coinvolgono conti di liquidità e altri conti devono essere effettuati con le apposite funzioni di gestione entrate e gestione uscite.